Unabhängig davon, ob Sie Widgets verkaufen oder Dienstleistungen und Fachwissen bereitstellen, Briefe, in denen die Zahlung auf überfällige Konten angefordert wird, sind ein notwendiger Bestandteil der Geschäftstätigkeit. Manchmal müssen die Menschen einfach an ihre Schulden erinnert werden. In anderen Fällen können Kunden ihre Verpflichtungen absichtlich vermeiden. Im ersten Fall können diese Briefe die Zahlung des fälligen Betrags beschleunigen; In letzterem Fall können sie dabei helfen, die Schritte zu demonstrieren, die Sie unternommen haben, bevor Sie sich um formale Inkassobemühungen bemüht haben. In allen Fällen sollten die Briefe klar, präzise und höflich und professionell formuliert sein
Geben Sie den fälligen Betrag an
Der einleitende Teil des Schreibens sollte den fälligen Saldo eindeutig angeben. Öffnen Sie nach einer einfachen Anrede (wie z. B. "Sehr geehrter Herr Smith") den Brief, indem Sie den Leser herzlich an den genauen Betrag erinnern. Verwenden Sie eine Erklärung wie „Dieses Schreiben soll Sie an Ihr ausstehendes Guthaben der ABC Corporation erinnern. Aus unseren Unterlagen geht hervor, dass Ihr Konto in Höhe von 56,39 US-Dollar überfällig ist. “Überprüfen Sie vor dem Erstellen dieses Abschnitts des Schreibens den genauen Betrag mit Ihrer Kreditorenbuchhaltung. Fügen Sie dem Brief eine Kopie der offenen Rechnung bei und verweisen Sie auf die Anlage in diesem Abschnitt.
Beschreiben Sie akzeptable Rückzahlungsformen
Abhängig von der Art der Schulden, den Verbindlichkeiten Ihres Unternehmens in Bezug auf die Verbindlichkeiten und wie schnell Sie das geschuldete Geld zurückerhalten möchten, ist die akzeptable Zahlungsweise ein weiteres wichtiges Detail, das Sie klar angeben müssen. Bargeld ist offensichtlich schneller als das Warten auf einen persönlichen Scheck, aber je nach Höhe des Betrags ist es möglicherweise nicht möglich, eine Rückzahlung auf diese Weise zu verlangen. Ebenso akzeptiert nicht jedes Unternehmen Kreditkarten, und die Unternehmen akzeptieren möglicherweise die Karte eines Herausgebers, nicht jedoch eine andere. Fügen Sie auf jeden Fall eine Erklärung hinzu, wie z. B. „Die Zahlung kann in bar, per Scheck oder per Kreditkarte erfolgen. Wir akzeptieren Visa oder Mastercard. Schecks können auf Kreditoren ausgestellt werden. “
Geben Sie eindeutig eine Frist an
Lassen Sie die Rückzahlungsforderung nicht zur Interpretation offen. Verwenden Sie eine Erklärung wie "Bitte überweisen Sie diesen Betrag innerhalb von 10 Werktagen oder setzen Sie sich unverzüglich mit unserem Büro in Verbindung, um eine telefonische Zahlung zu tätigen." Eine Frist setzt nicht nur das Gefühl der Dringlichkeit für den Leser wieder, sondern gibt Ihnen auch einen Zeitrahmen für den Zeitpunkt Sie können mit einer Zahlung rechnen und können überlegen, was als Nächstes zu tun ist, wenn die Zahlung nicht innerhalb dieses Fensters erfolgt.
Zustandsfolgen für die Verzögerung
Wenn sich eine weitere Zahlungsverzögerung auswirkt, geben Sie diese beim Abschluß des Schreibens an. Eine häufige Folge ist die Einleitung einer förmlichen Klage gegen den Betrag vor Gericht. Andere Konsequenzen können den Streit in der Organisation nach oben bringen oder die Dienste einstellen. Wenn es sich bei dem Brief um eine letzte Warnung handelt, verwenden Sie eine Aussage wie „Dies ist die letzte Mitteilung, die Sie erhalten. Wenn wir nicht innerhalb von 10 Tagen nach dem Datum dieses Schreibens die vollständige Zahlung erhalten, werden wir alle zur Verfügung stehenden Rechtsmittel einholen, um diese Schulden einzuziehen. “
